112 – Nuove modalità di accesso alla didattica a distanza e comunicazioni relative al trattamento dei dati

LICEO SCIENTIFICO STATALE
“JOHN FITZGERALD KENNEDY”
Via Nicola Fabrizi n. 7 – 00153  ROMA – Distretto IX

Roma, 01/04/2020

Circolare n. 112
Oggetto: Nuove modalità di accesso alla didattica a distanza e comunicazioni relative al trattamento dei dati
Destinatari: famiglie, studenti

Gentili famiglie, cari studenti,

in osservanza delle normative vigenti sulla privacy, del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento UE 2016/679) e dell’allegato n. 1 al Provvedimento del 26 marzo 2020 adottato dal Garante per la Protezione Dei Dati Personali in merito alle attività di didattica a distanza, vi trasmettiamo le importanti informazioni illustrate di seguito.

  • Allo scopo di garantire la prosecuzione dell’azione didattica in questo periodo di emergenza sanitaria nazionale, il Liceo Kennedy ha scelto di continuare a utilizzare il Registro elettronico Argo e di servirsi inoltre delle funzionalità per la didattica online messe a disposizione dalla piattaforma Google G-Suite for Education. Tali scelte risultano conformi a quanto indicato al punto 2 del suddetto Provvedimento del 26 marzo 2020 – “Didattica a distanza: prime indicazioni” del Garante per la Protezione Dei Dati Personali.
  • Per consentire l’utilizzo delle piattaforme digitali scelte, la scuola effettua il trattamento dei dati personali di insegnanti, studenti e genitori nel rispetto e nei limiti di quanto prescritto dal Provvedimento stesso e dal Regolamento UE 2016/679, senza necessità di richiedere un consenso specifico agli utenti.
  • Le modalità di trattamento dei dati, inclusa la condivisione limitata e funzionale alle attività didattiche con i soggetti terzi titolari delle piattaforme in uso, sono conformi alle normative richiamate e già previste dall’Informativa sul trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie, pubblicata sul sito web della scuola dal 10 ottobre 2019.

Fatte queste premesse e nell’ottica di garantire la massima trasparenza e sicurezza nello svolgimento della didattica a distanza, comunichiamo che dal giorno 2 aprile 2020 verranno apportati i seguenti cambiamenti alle modalità di accesso e utilizzo della piattaforma G-Suite:

  • Allo scopo di evitare interferenze e intrusioni da parte di persone esterne alla scuola e di proteggere quindi studenti e insegnanti impegnati nelle lezioni in videoconferenza, l’accesso alle classi virtuali sarà possibile esclusivamente autenticandosi tramite un indirizzo e-mail con dominio @liceokennedy.it.
  • Tutti gli studenti saranno pertanto provvisti di un indirizzo nel formato seguente: prime3letterecognome.prime3letterenome.sezione@liceokennedy.it (ad esempio abc.def.a@liceokennedy.it).
  • La creazione e la manutenzione di tali indirizzi è affidata esclusivamente a personale interno della scuola, tramite la console di amministrazione di G-Suite.
  • Non sarà condiviso con la piattaforma G-Suite (comunque vincolata al rispetto della riservatezza dei dati ai sensi del vigente Regolamento UE) alcun dato personale degli studenti, neanche nome e cognome.
  • L’unico dato registrato nel sistema sarà l’indirizzo e-mail personale, già fornito per accedere alle classi virtuali fino al giorno 1° aprile 2020, il quale è necessario per consentire agli utenti di impostare/modificare la propria password personale di acceso.
  • Gli indirizzi @liceokennedy.it per gli studenti saranno attivati e distribuiti tra il 1° aprile 2020 e il 2 aprile 2020.
  • Si ricorda agli utenti che, come per qualsiasi account personale, è assolutamente vietato condividere con terzi l’uso del proprio indirizzo liceokennedy.it e le relative credenziali di accesso, nonché utilizzare l’account per operazioni illecite ai sensi delle leggi vigenti.
  • Gli indirizzi assegnati e tutti i dati a essi connessi potranno essere eliminati senza preavviso e in modo permanente qualora la persona cessi di essere iscritta al Liceo Kennedy o vengano meno le finalità per cui essi sono stati creati e attribuiti. È responsabilità dell’utente effettuare e conservare eventuali copie di sicurezza (backup) di messaggi, dati e materiali registrati tramite le funzionalità offerte dall’account liceokennedy.it

Di seguito, sono indicate le istruzioni per l’uso degli indirizzi a dominio:

  1. Per effettuare l’accesso al proprio indirizzo @liceokennedy.it da un PC o Mac, visitare nel browser (Chrome, Firefox o Safari) la pagina web all’indirizzo gmail.com o account.google.com.
  2. Inserire il proprio indirizzo con dominio @liceokennedy.it nel campo Indirizzo email e fare clic su Avanti.
  3. Inserire la propria password e fare clic su Avanti.
  4. Verrà quindi visualizzata la propria casella di posta liceokennedy.it.
  5. A questo punto, per accedere alla classe virtuale è sufficiente digitare/incollare il link (del tipo https://meet.google.com/codice-riunione), precedentemente comunicato dalla scuola, nella barra dell’indirizzo del browser in uso.

ATTENZIONE: prima di accedere alla classe virtuale è sempre necessario effettuare l’accesso all’account di posta @liceokennedy.it.

Per chi utilizza dispositivi mobili Android o iOS, occorre impostare il proprio indirizzo di accesso @liceokennedy.it nelle app Gmail e Hangouts Meet installate.

IMPORTANTE: coloro che volessero comunicare per il recupero della password dell’account @liceokennedy.it un indirizzo e-mail personale diverso da quello fin qui utilizzato, possono farlo scrivendo all’indirizzo didatticaonline@liceokennedy.it.

Si ricorda che l’eventuale diniego esplicito dell’utente all’uso dell’indirizzo e-mail personale utilizzato fino a oggi per seguire le lezioni o di altro indirizzo personale come indirizzo di recupero password per l’account liceokennedy.it comporterebbe l’impossibilità di partecipare alle attività didattiche.

Per eventuali problematiche, è sempre possibile scrivere all’indirizzo didatticaonline@liceokennedy.it.

Grazie per la consueta collaborazione

IL DIRIGENTE SCOLASTICO
f.to Prof.ssa Lidia Cangemi (*)

(*) Firma autografa sostituita a mezzo stampa
ex art. 3, comma 2, del D. Lgs. n. 39/1993